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如何避免不可能完成的任务

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发表于 2016-9-16 18:40:23 | 显示全部楼层 |阅读模式
如果你筋疲力尽,毫无疑问你会感觉到。当你消耗掉的资源和能量比你得到的要少,那么你就会筋疲力尽。这种状态不仅仅是工作辛苦的问题,因为最好的时侯你会觉得很激动,充满动力。筋疲力尽是指你正在耗尽枯竭,无论你是否在辛苦地工作。

在办公室,一种很常见的筋疲力尽模式是绩效惩罚(performance punishment)。菲莉斯·梅奥(Phyllis Mayo)是我的以前的很了不起的老板,他是这样来解释惩罚的:当你在奖金或是鼓励的驱使下,在令人难以想象的紧迫时间里完成了任务,下一次你就会被“奖给”一个更具挑战性的项目,要求你在更紧迫的时间里完成。接下来,你会得到更加难以完成的任务。这种状态会不断循环往复,直到有一天你失败了,或者为了避免失败而筋疲力尽。最糟糕的地方在哪儿呢?绩效惩罚陷阱容易使那些受挑战和成就激励,或者说最具潜力、在紧迫感之下最容易发挥出聪明才智的人陷入苦恼,备受折磨。

这种循环不仅会导致筋疲力尽,而且还是名副其实的职业杀手。我认识一个银行的副总,他常常需要在很紧的时间限制内完成很大的项目。在一段时间里,他竭尽全力地工作,并让自己的团队不断地加班加点(副总会反复强调最后的时间期限,逼着员工工作,这是促使团队拼命加班的唯一因素),终于勉强完成了任务。但是,这位副总没有得到希望中的升职,他还因此得到了奴役型经理的臭名,于是他不得不去另外的银行工作了。

这是否听起来很耳熟?即使你的故事有所不同,但几乎每一个绩效惩罚的案例最后都会面临同样的结果——失败、筋疲力尽,或者两者兼具。如果你已经陷入了这种循环,你需要改变自己的行为,而不是你的经理的行为。如果你继续这样接受任务,你的老板为什么要做出改变呢?下面是一些行动指南,可以帮你从这种循环模式中破解出来:

1. 小心自己被分配了不可能完成的任务。如果你了解这种模式,你将能更好地加以处理。你要小心下面这些奉承性的好话,例如“只有你能应对这样的挑战”。当你在对这样的请求做出回应时,永远不要用“不”这个词,但是也不要马上同意。要保持积极的心态,不要争论或抱怨。为保险起见,你可以这样说,“我真的很想承担这个任务。我能不能过几天来找你?到时候我会拿出做这件事的最好方案。”

2. 花些时间来好好地准备这个计划;一项不需要你的团队和你一周工作80个小时的计划。为了在时间期限内完成任务,在这个计划中你还应包括所需要的所有资源,例如额外的人手、软件、顾问等等。试着预测可能出现的瓶颈,并将可能的解决方法写进你的计划中去。

3. 和你的老板一起过一遍这个计划。这个步骤,你一定要做到简明扼要。你可以试着做四到五张幻灯片,甚或挨着时间表写一个简要的大纲。请注意,你应该将不是由你做的任务也囊括进去(例如,“玛莎的团队将负责雇用新的金融分析师。”)别忘了把如何突破瓶颈的建议也写进去(例如,“我们会需要乔治的帮助,以确保任务能及时完成。”)

4. 为保证在合理的时间期限内完成任务,就所需要的帮助和资源进行磋商。你一定要清清楚楚地说明,如果未能得到所需要的资源,你将如何来做(例如,“再给乔治一个星期,如果他还是不能完成任务的话,我们可能会超出规定时间两周。”)

5. 建立共识。在讨论之后,尽可能早地给老板发一封电子邮件,阐明一下你们双方达成的一致意见。这样,如果需要的资源发生了改变或者时间期限又缩紧了,你就有了可以再次协商的凭证和依据。

当然,在第一次尝试时,你可能无法使所有的事情都如你所愿,但是,随着你能够越来越好地预估时间和资源,你将能更好地谈判你所需要的工作条件。这种防止工作越堆越多的方法是你在不断变化的企业环境中生存的关键技能,也是防止筋疲力尽的基本技能。

作者:普丽西拉·克拉曼(Priscilla Claman)是职业生涯策略公司(Career Strategies, Inc)的董事长。该公司位于波士顿,向各类组织提供职业管理服务,同时也向个人提供职业训练。普丽西拉曾担任人力资源公司的主管,著有ASK: How to Get What You Want and Need at Work一书。

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